Whistleblowing

A) Zweck und Anwendungsbereich
Dieses Verfahren gilt für die Gesellschaft CONTI VALERIO SRL (im Folgenden „Gesellschaft“) und hat zum Ziel, das Meldesystem gemäß den Verpflichtungen des Gesetzesdekrets Nr. 24 vom 10. März 2023 (im Folgenden „Dekret“) zu regeln. Es betrifft den Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale oder EU-Vorschriften melden, welche das öffentliche Interesse oder die Integrität der öffentlichen Verwaltung oder einer privaten Einrichtung beeinträchtigen, von denen sie im Rahmen eines öffentlichen oder privaten Arbeitskontextes Kenntnis erlangt haben.

B) Anwendungsbereich (subjektiv)
Dieses Verfahren richtet sich an alle Personen, die im Rahmen des Arbeitskontextes Kenntnis von den im Abschnitt C) genannten rechtswidrigen Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen erlangt haben und diese über den von der Gesellschaft eingerichteten internen Meldekanals anzeigen möchten. Daher sind die Adressaten dieses Verfahrens:

Arbeitnehmer der Gesellschaft, einschließlich derjenigen, deren Arbeitsverhältnis durch das Gesetzesdekret Nr. 81 vom 15. Juni 2015 oder durch Artikel 54-bis des Gesetzesdekrets Nr. 50 vom 24. April 2017, umgesetzt mit Änderungen durch das Gesetz Nr. 96 vom 21. Juni 2017, geregelt ist;
Selbstständige, einschließlich derjenigen, die unter Kapitel I des Gesetzes Nr. 81 vom 22. Mai 2017 fallen;
Inhaber einer Zusammenarbeit gemäß Artikel 409 der Zivilprozessordnung und Artikel 2 des Gesetzesdekrets Nr. 81 von 2015, die ihre Arbeitstätigkeit bei der Gesellschaft ausüben;
Arbeitnehmer oder Mitarbeiter, die bei der Gesellschaft tätig sind und Waren oder Dienstleistungen liefern oder Werke für Dritte erstellen;
Freiberufler und Berater, die bei der Gesellschaft tätig sind;
Freiwillige und Praktikanten, bezahlt oder unbezahlt, die bei der Gesellschaft tätig sind;
Aktionäre und Personen mit Verwaltungs-, Leitungs-, Kontroll-, Überwachungs- oder Vertretungsfunktionen, auch wenn diese Funktionen tatsächlich ausgeübt werden, bei der Gesellschaft;
sowie, soweit sie im Arbeitskontext mit der Gesellschaft Kenntnis von Verstößen erlangt haben, auch Beschäftigte öffentlicher Verwaltungen, unabhängiger Verwaltungsbehörden zur Gewährleistung, Überwachung oder Regulierung, Beschäftigte öffentlicher Wirtschaftseinheiten, privatrechtlicher Einrichtungen unter öffentlicher Kontrolle gemäß Artikel 2359 des Zivilgesetzbuches, In-House-Gesellschaften, öffentlich-rechtlicher Organisationen oder Konzessionäre öffentlicher Dienstleistungen.

Das Verfahren findet auch in folgenden Fällen Anwendung:
a) wenn das oben genannte Rechtsverhältnis noch nicht begonnen hat, sofern die Informationen über Verstöße im Rahmen des Auswahlprozesses oder anderer vorvertraglicher Phasen erlangt wurden;
b) während der Probezeit;
c) nach Beendigung des Rechtsverhältnisses, sofern die Informationen über Verstöße während der Dauer des Rechtsverhältnisses erlangt wurden.

C) Sachlicher Anwendungsbereich
Meldbare Verstöße müssen sich auf Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen beziehen, die das öffentliche Interesse oder die Integrität der öffentlichen Verwaltung oder der Gesellschaft beeinträchtigen, von denen der Meldende im Arbeitskontext mit der Gesellschaft Kenntnis erlangt hat, und die bestehen in:

Rechtsverletzungen, die unter den Anwendungsbereich von Rechtsakten der Europäischen Union oder nationalen Rechtsakten fallen bzw. nationalen Rechtsakten, die die Umsetzung der in der Anlage zur Richtlinie (EU) 2019/1937 genannten EU-Rechtsakte darstellen, wie im Dekret aufgeführt, bezogen auf folgende Bereiche: öffentliche Aufträge; Dienstleistungen, Finanzprodukte und -märkte sowie die Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung; Produktsicherheit und -konformität; Transportsicherheit; Umweltschutz; Strahlenschutz und nukleare Sicherheit; Sicherheit von Lebensmitteln und Futtermitteln sowie Tiergesundheit und -wohl; öffentliche Gesundheit; Verbraucherschutz; Schutz der Privatsphäre und personenbezogene Daten sowie Sicherheit der Netzwerke und Informationssysteme;
Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Union gemäß Artikel 325 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union beeinträchtigen, wie im einschlägigen abgeleiteten EU-Recht spezifiziert;
Handlungen oder Unterlassungen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt gemäß Artikel 26 Absatz 2 des Vertrags über die Arbeitsweise der Europäischen Union, einschließlich Verstößen gegen das EU-Wettbewerbsrecht und Beihilferecht sowie Verstößen im Zusammenhang mit dem Binnenmarkt, die Handlungen betreffen, die gegen Vorschriften zur Körperschaftsteuer verstoßen oder Mechanismen, deren Ziel es ist, einen Steuervorteil zu erlangen, der den Zweck oder das Ziel der anwendbaren Körperschaftsteuervorschriften unterläuft;
Handlungen oder Verhaltensweisen, die den Zweck oder das Ziel der Vorschriften der EU-Rechtsakte in den zuvor genannten Bereichen untergraben.

D) Ausgeschlossene und verbotene Meldungen
Diese Verfahrensregelung und die im Dekret vorgesehenen Schutzmaßnahmen finden keine Anwendung auf:

Beschwerden, Ansprüche oder Forderungen, die mit einem rein persönlichen Interesse des Meldenden zusammenhängen und ausschließlich seine individuellen Arbeitsverhältnisse betreffen, bzw. die seine Arbeitsbeziehungen mit hierarchisch übergeordneten Personen betreffen;
Meldungen von Verstößen, die bereits zwingend durch Rechtsakte der Europäischen Union oder nationale Rechtsakte, wie im Dekret genannt, oder durch nationale Rechtsakte, die die Umsetzung der in Teil II des Anhangs zur Richtlinie (EU) 2019/1937 genannten EU-Rechtsakte darstellen, geregelt sind;
Meldungen über Verstöße im Bereich der nationalen Sicherheit sowie über Aufträge, die Verteidigungs- oder Sicherheitsaspekte der nationalen Sicherheit betreffen, es sei denn, diese Aspekte fallen unter das einschlägige abgeleitete EU-Recht;
Meldungen zu rechtswidrigem Verhalten, das nicht unter die in Abschnitt C) genannten Tatbestände fällt.

Streng verboten sind Meldungen, die:

unbegründet, verleumderisch oder verleumdend sind;
diskriminierend sind, da sie ausschließlich auf der sexuellen Orientierung, Religion, politischen Überzeugungen oder der rassischen bzw. ethnischen Herkunft der gemeldeten Person beruhen;
in böser Absicht erfolgen, einzig zum Zweck des Missbrauchs oder der Instrumentalisierung dieses Verfahrens, der Whistleblowing-Regelungen und/oder um der gemeldeten Person oder der Gesellschaft Schaden zuzufügen.

E) Interner Meldungskanal
In Übereinstimmung mit den Bestimmungen des Dekrets hat die Gesellschaft einen internen Meldungskanal eingerichtet.

Zu diesem Zweck kann die gemäß Abschnitt B berechtigte Person, die eine Meldung vornehmen möchte, die folgenden Kanäle nutzen:

Schriftlicher Kanal: durch schriftliche Meldung, die per Einschreiben mit Rückschein an das Whistleblowing-Büro der Conti Valerio Srl (im Folgenden „Whistleblowing-Büro“) zu senden ist, und zwar an den Sitz des Studio Tecnico Ing. Alessio Milli, Via della Pace Mondiale Nr. 70, PLZ 50018, Scandicci (FI).
Der Meldende muss die Meldung in zwei verschlossenen Umschlägen einlegen: Der erste Umschlag enthält die eigenen Identifikationsdaten; der zweite Umschlag enthält den Gegenstand der Meldung. Beide Umschläge sind anschließend in einen dritten, verschlossenen Umschlag ohne Absenderangabe zu legen, der außen die Aufschrift „Vertraulich – Whistleblowing-Büro Conti Valerio Srl“ trägt. Dieser Umschlag darf ausschließlich von den Mitgliedern des Whistleblowing-Büros geöffnet und bearbeitet werden, unter Beachtung der im Dekret vorgesehenen Vertraulichkeitsverpflichtungen.
Mündlicher Kanal: über die reservierte Telefonleitung Nr. +39 3396679335, die direkt vom Whistleblowing-Büro der Gesellschaft betreut wird; es ist auch möglich, eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter zu hinterlassen. Über dieselbe Telefonnummer kann der Meldende zudem ein persönliches Gespräch mit den Mitgliedern des Whistleblowing-Büros anfordern. Das Gespräch findet an einem Ort statt, der die Vertraulichkeit des Meldenden gewährleistet, gegebenenfalls auch außerhalb der Räumlichkeiten der Gesellschaft.
Mündliche Meldungen (telefonisch oder persönlich) werden vom Whistleblowing-Büro aufgezeichnet, transkribiert oder durch ein ausführliches Protokoll dokumentiert. Der Meldende kann den Inhalt des Protokolls und/oder der Transkription überprüfen, korrigieren und durch seine Unterschrift bestätigen.

Die Meldung, die in gutem Glauben und ohne beleidigende oder herabwürdigende Formulierungen erfolgen muss, sollte folgende Angaben enthalten:

Name, Vorname, Qualifikation und Funktion/Rolle der verantwortlichen Person, sofern bekannt;
Zeitliche und örtliche Umstände des Vorfalls sowie alle weiteren für die Meldung relevanten Elemente;
ggf. anwesende Personen am Ort des Verstoßes, die potenziell zum Vorfall Auskunft geben können;
beigefügte Dokumente, die die Richtigkeit der Meldung bestätigen können;
ggf. private Interessen im Zusammenhang mit der Meldung;
alle weiteren Informationen, die die Beweiserhebung zu der Meldung erleichtern können.

Die Meldung muss außerdem die Identität des Meldenden sowie Kontaktdaten für eine Rückmeldung durch das Whistleblowing-Büro enthalten.

Anonyme Meldungen oder solche, die nicht auf den in dieser Verfahrensregelung angegebenen Wegen erfolgen, werden vom Whistleblowing-Büro nur berücksichtigt, wenn sie ausreichend konkretisiert und dokumentiert sind. Für solche Meldungen gelten in der Regel keine Schutzmaßnahmen gemäß Dekret, außer wenn die anonyme Meldung später identifiziert wurde und der Meldende Repressalien ausgesetzt war (siehe Abschnitt P).

F) Verwaltung des Kanals – Whistleblowing-Büro
Die Gesellschaft hat ein spezielles Büro als Empfänger der Meldungen benannt, das aus speziell dafür geschultem Personal besteht („Whistleblowing-Büro“).
Die Mitglieder des Whistleblowing-Büros werden auf die im Abschnitt S genannten Weise bekannt gegeben.
Sollte ein Mitglied des Whistleblowing-Büros in die Meldung involviert sein, kann der Meldende entscheiden, die Meldung ausschließlich an die übrigen Mitglieder des Büros zu richten, vorbehaltlich der Bestimmungen in Abschnitt R.
Eine Meldung, die an eine andere Person als das Whistleblowing-Büro und/oder ein Mitglied desselben gerichtet wird, muss unverzüglich an das Büro weitergeleitet werden, wobei der Meldende gleichzeitig darüber informiert wird.

G) Aufgaben des Whistleblowing-Büros
Nach Eingang der Meldung erfüllt das Whistleblowing-Büro folgende Aufgaben:

Es bestätigt dem Meldenden den Eingang der Meldung innerhalb von sieben Tagen nach Eingang schriftlich;
Es führt eine vorläufige Prüfung des Inhalts der Meldung durch, gegebenenfalls mit Unterstützung externer Fachberater, um deren Relevanz und Zulässigkeit gemäß der anwendbaren Gesetzgebung und der Verfahrensanweisung zu bewerten;
Es hält den Kontakt zum Meldenden und fordert bei Bedarf ergänzende Informationen oder Klarstellungen an;
Es legt die Meldung zur Akte, wenn sie nach Ansicht des Büros gemäß den Bestimmungen des Dekrets und dieser Verfahrensanweisung unzulässig ist, insbesondere in folgenden Fällen:
i. Fehlende gesetzliche Voraussetzungen (objektiv und subjektiv) für die Einleitung einer Untersuchung;
ii. Fehlende wesentliche Elemente der Meldung (z. B. Beschreibung der Fakten, Angaben zu Zeit und Ort des Verstoßes, Angabe des Verantwortlichen);
iii. Offensichtliche Unbegründetheit der Meldung aufgrund fehlender Tatsachen, die weitere Untersuchungen rechtfertigen würden;
iv. Allgemeine, ungenaue Meldung, die kein Verständnis der Sachverhalte ermöglicht;
v. Meldung betreffend Ansprüche, die ausschließlich persönliche Interessen des Meldenden betreffen, ohne direkten oder indirekten Bezug zu den Interessen der Gesellschaft.
In diesem Fall wird das Whistleblowing-Büro dem Meldenden schriftlich die Gründe der Archivierung mitteilen;
Wird die Meldung nicht archiviert, übernimmt das Whistleblowing-Büro die Bearbeitung und führt die erforderlichen Untersuchungen zur Überprüfung der Tatsachen durch. Hierfür können weitere Informationen vom Meldenden oder von von diesem genannten Personen, die über die Tatsachen informiert sind, angefordert werden, ebenso können relevante Dokumente von anderen Abteilungen der Gesellschaft eingeholt werden – stets unter Wahrung der Vertraulichkeitspflichten gemäß geltender Rechtsvorschriften;
Es gibt dem Meldenden innerhalb von drei Monaten nach dem Datum der Empfangsbestätigung oder, falls keine solche Bestätigung erfolgte, innerhalb von drei Monaten nach Ablauf der siebentägigen Frist nach Einreichung der Meldung eine Rückmeldung.

Nach Abschluss der Untersuchungen innerhalb dieser Frist kann das Whistleblowing-Büro:
a) die Meldung als unbegründet ansehen und diese unter Angabe von Gründen archivieren; die Begründung wird dem Meldenden mitgeteilt;
b) die Meldung als begründet ansehen und die Untersuchungsergebnisse an die zuständigen Unternehmensorgane (insbesondere den Verwaltungsrat und/oder die Kontrollorgane) oder an externe Behörden weiterleiten, je nach Art der festgestellten Rechtsverstöße. Die übermittelten Unterlagen enthalten in keinem Fall explizite oder implizite Hinweise auf die Identität des Meldenden.

Alle Entscheidungen über die Einleitung von Disziplinarverfahren, Sanktionen oder sonstigen Maßnahmen im Zusammenhang mit der Meldung obliegen den zuständigen Gremien der Gesellschaft.
Wird infolge der Meldung ein Disziplinarverfahren gegen die verantwortliche Person eingeleitet, bleibt die Identität des Meldenden vertraulich, sofern die Anklage auf eigenständigen und zusätzlichen Ermittlungen beruht, auch wenn diese aus der Meldung hervorgegangen sind.
Sollte die Anklage ganz oder teilweise auf der Meldung beruhen und die Offenlegung der Identität des Meldenden für die Verteidigung der beschuldigten Person unerlässlich sein, darf die Meldung für das Disziplinarverfahren nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Meldenden zur Offenlegung seiner Identität verwendet werden. Das Whistleblowing-Büro wird den Meldenden vorab schriftlich über die Gründe der Offenlegung vertraulicher Daten informieren.

H) Aufbewahrung der Meldungen
Das Whistleblowing-Büro ist für die Aufbewahrung der erhaltenen Meldungen und der zugehörigen Dokumentation, getrennt in entsprechenden Akten, in einem Papier- und/oder digitalen Archiv verantwortlich. Die Aufbewahrung erfolgt für die für die Bearbeitung der Meldung erforderliche Zeit, jedoch nicht länger als fünf Jahre ab dem Datum der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Meldeverfahrens, unter Einhaltung der geltenden Vertraulichkeitspflichten.

I) Schutz der Vertraulichkeit
Die Mitglieder des Whistleblowing-Büros sind verpflichtet, über die Meldungen strengstes Stillschweigen zu bewahren und keine Informationen, die sie im Rahmen ihrer Tätigkeit erfahren haben, weiterzugeben, außer soweit dies zur Erfüllung ihrer Aufgaben unbedingt erforderlich ist.
Meldungen dürfen nur insoweit verwendet werden, wie es notwendig ist, um ihnen angemessen nachzugehen.
Die Identität der meldenden Person sowie alle anderen Informationen, aus denen diese Identität direkt oder indirekt hervorgeht, dürfen ohne ausdrückliche Zustimmung der meldenden Person nicht an andere Personen als die Mitglieder des Whistleblowing-Büros weitergegeben werden, die gemäß Artikel 29 und Artikel 32 Absatz 4 der EU-Datenschutzgrundverordnung (Verordnung (EU) 2016/679) sowie Artikel 2-quaterdecies des italienischen Datenschutzgesetzes (D.Lgs. 30. Juni 2003, Nr. 196) ausdrücklich zur Verarbeitung dieser Daten befugt sind.
Im Rahmen eines Strafverfahrens ist die Identität der meldenden Person gemäß Artikel 329 der italienischen Strafprozessordnung in der vorgeschriebenen Weise und im gesetzlich vorgesehenen Umfang geheim zu halten.
Im Verfahren vor dem Rechnungshof darf die Identität der meldenden Person bis zum Abschluss der Ermittlungsphase nicht offengelegt werden.
Im Disziplinarverfahren gelten die Regelungen gemäß Abschnitt G.
Die Gesellschaft wahrt die Vertraulichkeit der Identität aller beteiligten Personen und der in der Meldung genannten Personen bis zum Abschluss der aufgrund der Meldung eingeleiteten Verfahren, unter Beachtung der gleichen Schutzvorkehrungen wie für die meldende Person.
Im Rahmen interner Meldeverfahren kann die betroffene Person angehört werden bzw. auf Antrag auch schriftlich durch Einreichung von Stellungnahmen und Dokumenten.

L) Schutzmaßnahmen – Verbot von Repressalien
Der Hinweisgeber darf keinerlei Repressalien ausgesetzt werden. Repressalien sind dabei jegliches Verhalten, Handlungen oder Unterlassungen, auch nur versucht oder angedroht, die aufgrund der Meldung erfolgen und dem Hinweisgeber einen ungerechtfertigten Schaden zufügen oder zufügen können.
Zu Repressalien zählen unter anderem, wenn sie aus diesen Gründen erfolgen: Kündigung, disziplinarische Maßnahmen; Versetzung, Änderung des Arbeitsortes oder der Arbeitszeit, Gehaltskürzung, jegliche Form von Belästigung und Diskriminierung, vorzeitige Beendigung oder Annullierung von Lieferverträgen für Waren oder Dienstleistungen; Widerruf einer Lizenz oder Genehmigung; Aufforderung zur psychiatrischen oder medizinischen Untersuchung etc.
Im Rahmen gerichtlicher oder administrativer Verfahren oder auch außergerichtlicher Streitigkeiten, die sich mit der Feststellung von Repressalien befassen, wird vermutet, dass diese aufgrund der Meldung erfolgt sind. Die Beweislast, dass solche Verhaltensweisen oder Maßnahmen aus anderen als den meldebedingten Gründen erfolgt sind, trägt der Verursacher.

Im Falle einer Schadenersatzklage vor Gericht wird, sofern der Kläger nachweist, dass er gemäß dem Dekret eine Meldung, öffentliche Offenlegung oder Anzeige bei einer Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde gemacht hat und dadurch einen Schaden erlitten hat, grundsätzlich vermutet, es bestehe ein Zusammenhang zwischen dem Schaden und der Meldung, Offenlegung oder Anzeige, soweit nicht das Gegenteil bewiesen wird.
Der Hinweisgeber kann Repressalien, die er erlitten zu haben glaubt, der ANAC melden, die gegebenenfalls Sanktionsmaßnahmen ergreift. Die ANAC informiert die nationale Arbeitsaufsicht für die zuständigen Maßnahmen.
Handlungen, die unter Verletzung des Repressalienverbots vorgenommen werden, sind nichtig. Ein Hinweisgeber, der aufgrund seiner Meldung entlassen wurde, hat das Recht auf Wiedereinstellung gemäß Artikel 18 des Gesetzes vom 20. Mai 1970 Nr. 300 oder Artikel 2 des Gesetzesdekrets vom 4. März 2015 Nr. 23, je nach der für den Arbeitnehmer geltenden spezifischen Regelung.
Die angerufene Justizbehörde trifft alle notwendigen Maßnahmen, auch vorläufige, um den subjektiven Rechtsstatus zu schützen, einschließlich Schadenersatz, Wiedereinstellung, Unterlassungsanordnung der Repressalien und Feststellung der Nichtigkeit der rechtswidrig ergriffenen Maßnahmen.

M) Schutzmaßnahmen – Unterstützung
Das Unternehmen informiert, dass bei der ANAC eine Liste von Organisationen des Dritten Sektors geführt wird, die Hinweisgebern Unterstützungsmaßnahmen anbieten. Diese bestehen in kostenlosen Informationen, Hilfestellungen und Beratungen zu den Meldeverfahren, zum Schutz vor Repressalien gemäß nationaler und EU-Rechtsvorschriften, zu den Rechten der betroffenen Person sowie zu den Bedingungen und dem Zugang zur Prozesskostenhilfe.

N) Haftungsbeschränkungen
Gemäß Art. 20 des Dekrets ist die strafrechtliche, zivilrechtliche und verwaltungsrechtliche Haftung des Hinweisgebers ausgeschlossen, der Informationen über Verstöße offenlegt oder verbreitet, die unter eine Geheimhaltungspflicht fallen (vorbehaltlich, dass das Geheimnis durch nationale oder EU-Vorschriften zu klassifizierten Informationen, anwaltlicher und ärztlicher Schweigepflicht sowie zur Geheimhaltung von Entscheidungen gerichtlicher Organe geregelt ist), oder die den Schutz des Urheberrechts oder der personenbezogenen Daten betreffen, oder Informationen über Verstöße offenlegt oder verbreitet, die den Ruf der betroffenen oder angezeigten Person beeinträchtigen, wenn zum Zeitpunkt der Offenlegung oder Verbreitung berechtigte Gründe dafür vorlagen, dass diese notwendig war, um den Verstoß aufzudecken, und die Meldung, öffentliche Offenlegung oder Anzeige bei der Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde unter Einhaltung der Voraussetzungen des Art. 16 des Dekrets erfolgte.
Sofern die Tat keine Straftat darstellt, haftet der Hinweisgeber weder zivilrechtlich noch verwaltungsrechtlich für das Erlangen oder den Zugang zu Informationen über Verstöße.
In jedem Fall sind strafrechtliche und sonstige Haftungen, auch zivil- oder verwaltungsrechtlicher Art, für Verhaltensweisen, Handlungen oder Unterlassungen nicht ausgeschlossen, die nicht mit der Meldung, der Anzeige bei der Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde oder der öffentlichen Offenlegung zusammenhängen oder nicht unbedingt erforderlich sind, um den Verstoß aufzudecken.

O) Weitere geschützte Personen
Die in den Absätzen L), M) und N) beschriebenen Schutzmaßnahmen gelten auch für:

den Unterstützer, verstanden als die Person, die den Hinweisgeber im Meldeprozess unterstützt, innerhalb desselben Arbeitsumfelds tätig ist und deren Unterstützung vertraulich behandelt wird;
Personen aus demselben Arbeitsumfeld wie der Hinweisgeber, die mit ihm durch eine feste affektive Beziehung oder Verwandtschaft bis zum vierten Grad verbunden sind;
Arbeitskollegen des Hinweisgebers, die im selben Arbeitsumfeld tätig sind und mit diesem eine regelmäßige und laufende Beziehung pflegen;
Organisationen, die im Eigentum des Hinweisgebers stehen oder für die dieselben Personen arbeiten, sowie Organisationen, die im selben Arbeitsumfeld der genannten Personen tätig sind.
Die genannten Schutzmaßnahmen gelten auch, wenn der Hinweisgeber eine Anzeige bei der Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde erstattet hat oder eine öffentliche Offenlegung unter Beachtung der Bestimmungen des Dekrets vorgenommen hat.

P) Voraussetzungen für die Anwendung der Schutzmaßnahmen
Die in den vorangegangenen Absätzen (L, M, N, O) genannten Schutzmaßnahmen gelten unter der Voraussetzung, dass:

der Hinweisgeber zum Zeitpunkt der Meldung begründeten Anlass hatte, davon auszugehen, dass die gemeldeten oder angezeigten Verstöße wahr sind und unter den Anwendungsbereich des Dekrets fallen;
die Meldung in Übereinstimmung mit den Vorgaben des Whistleblowing-Dekrets erfolgt ist.

Schutzmaßnahmen gelten nicht bei anonymen Meldungen, außer der Hinweisgeber wurde nachträglich identifiziert und hat Repressalien erlitten.
Sofern gemäß Artikel 20 des Dekrets (siehe Absatz N) nicht anders vorgesehen, sind Schutzmaßnahmen nicht gewährleistet, wenn die strafrechtliche Haftung des Hinweisgebers wegen Verleumdung, übler Nachrede oder vergleichbarer Straftaten im Zusammenhang mit der Anzeige bei der Justiz- oder Rechnungsprüfungsbehörde festgestellt wird, auch durch ein erstinstanzliches Urteil, oder seine zivilrechtliche Haftung aus demselben Grund wegen Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit gegeben ist. In diesem Fall wird gegen den Hinweisgeber oder Anzeigenden eine disziplinarische Sanktion verhängt.

Q) Verarbeitung personenbezogener Daten
Das Unternehmen, als Verantwortlicher für die Datenverarbeitung, informiert darüber, dass die personenbezogenen Daten (einschließlich etwaiger „sensibler“ Daten wie rassische und ethnische Herkunft, religiöse und weltanschauliche Überzeugungen, politische Meinungen, Mitgliedschaft in politischen Parteien oder Gewerkschaften sowie personenbezogene Daten, die Rückschlüsse auf den Gesundheitszustand oder die sexuelle Orientierung zulassen) von Hinweisgebern und gegebenenfalls anderen beteiligten Personen, die im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Meldungen erhoben werden, in voller Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutzbestimmungen (EU-Datenschutz-Grundverordnung 2016/679, italienisches Datenschutzgesetz d.lgs. 196/2003) verarbeitet und auf das für die Überprüfung der Meldung und deren Bearbeitung unbedingt erforderliche Maß beschränkt werden.
Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Durchführung der in diesem Dokument festgelegten Verfahren zur ordnungsgemäßen Bearbeitung der eingegangenen Meldungen sowie zur Erfüllung gesetzlicher oder regulatorischer Verpflichtungen unter voller Wahrung der Vertraulichkeit, der Rechte und Grundfreiheiten sowie der Würde der betroffenen Personen.
Personenbezogene Daten, die offensichtlich für die Bearbeitung einer konkreten Meldung nicht relevant sind, werden nicht erhoben oder, falls versehentlich erhoben, gelöscht. Die Meldung darf für ein etwaiges Disziplinarverfahren nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers zur Offenlegung seiner Identität verwendet werden. Telefonische oder über Messaging-Dienste eingehende Meldungen dürfen nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Hinweisgebers aufgezeichnet oder protokolliert werden.
Die Rechte gemäß den Artikeln 15 bis 22 der EU-DSGVO können im Rahmen des Artikels 2 undecies des d.lgs. 196/2003 ausgeübt werden, das heißt: Wenn die Ausübung der Rechte die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers gefährden könnte, ist die Möglichkeit zur Kontaktaufnahme mit dem Verantwortlichen ausgeschlossen.
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Empfang und der Bearbeitung von Meldungen wird vom Unternehmen als Verantwortlichem über das Whistleblowing-Büro durchgeführt. Dabei werden den Hinweisgebern und den beteiligten Personen gemäß den Artikeln 13 und 14 der EU-DSGVO entsprechende Informationen bereitgestellt, wie in der dem vorliegenden Verfahrensdokument beigefügten Datenschutzerklärung beschrieben und gemäß Absatz S zugänglich gemacht. Zudem werden angemessene Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten der Betroffenen und zum Datenschutz ergriffen.
Alle an der Bearbeitung der Meldungen beteiligten Mitarbeitenden gelten für diese Tätigkeiten als „personenbefugt“ zur Verarbeitung personenbezogener Daten und handeln unter der unmittelbaren Weisung des Verantwortlichen gemäß Artikel 29 der EU-DSGVO und Artikel 2-quaterdecies des d.lgs. 196/2003.
Die Personenbefugten müssen sowohl die Vorschriften dieser Verfahrensanweisung als auch spezifischere Regelungen beachten, die im Zusammenhang mit den jeweiligen Verarbeitungen vom Leiter des Meldestellenbüros bei deren Einbindung gegebenenfalls übermittelt werden.
Die Personenbefugten erhalten eine angemessene und spezifische Schulung zum Thema Datenschutz, Datensicherheit und Informationssicherheit in Bezug auf die festgelegten Verfahren und die Bearbeitung der Meldungen, entsprechend ihrem Zuständigkeitsbereich.
Während der Tätigkeiten zur Überprüfung der Glaubwürdigkeit der Meldung werden alle erforderlichen Maßnahmen ergriffen, um die Daten vor versehentlicher oder unrechtmäßiger Zerstörung, Verlust und unbefugter Weitergabe zu schützen.

R) Externe Meldung
Der Hinweisgeber kann eine externe Meldung ausschließlich über den auf der Webseite der ANAC eingerichteten und zugänglichen Kanal vornehmen, und zwar nur in folgenden Fällen:

Der interne Meldekanal, der in der Verfahrensanweisung angegeben ist, ist nicht aktiv;
Der Hinweisgeber hat bereits eine Meldung über den in der Verfahrensanweisung genannten Kanal gemacht, und diese wurde nicht bearbeitet;
Der Hinweisgeber hat begründete Gründe zu der Annahme, dass eine interne Meldung über den in dieser Verfahrensanweisung vorgesehenen Kanal nicht bearbeitet würde oder die Meldung ein Risiko von Repressalien nach sich ziehen könnte;
Der Hinweisgeber hat begründete Gründe zu der Annahme, dass die zu meldende Verletzung eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellt.

Für die Nutzung des externen Meldekanals oder für die öffentliche Offenlegung in den im Dekret vorgesehenen Fällen wird auf die Leitlinien und die offizielle Webseite der ANAC verwiesen.

S) Veröffentlichung der Verfahrensanweisung
Das Unternehmen verpflichtet sich, im Einklang mit Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e) des Dekrets, das Personal und alle Personen, die sich in den Räumlichkeiten des Unternehmens aufhalten, durch Aushang der vorliegenden Verfahrensanweisung an den betrieblichen Anschlagtafeln zu informieren, um Auskunft zu geben über:

die internen Meldekanäle, die zu befolgenden Verfahren und die Voraussetzungen für eine interne Meldung; sowie
den Kanal, die Verfahren und die Voraussetzungen für mögliche externe Meldungen mittels der von der Nationalen Antikorruptionsbehörde (ANAC) bereitgestellten Instrumente.

Die Verfahrensanweisung wird zudem in einem eigenen Bereich auf der Unternehmenswebseite zur Verfügung gestellt, um auch denjenigen Personen den Zugang zu ermöglichen, die zwar nicht die Räumlichkeiten des Unternehmens frequentieren, jedoch eine Rechtsbeziehung zum Unternehmen unterhalten (z. B. Lieferanten, Berater usw.).

T) Anhänge

Whistleblowing-Information;
Information für die gemeldete Person.

Anhänge

informativa segnalato.pdf (0.2 MB)
informativa whistleblowing.pdf (0.21 MB)